L’IPA è l’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi. È l’elenco pubblico ufficiale, gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), in cui ogni ente pubblica i propri dati: chi è, come è organizzato al suo interno e a quali indirizzi digitali, quasi sempre PEC, riceve comunicazioni e fatture elettroniche. Chi deve scrivere a un Comune, fatturare a una ASL o inviare un’istanza a un ministero parte da qui. Questa guida spiega che cosa contiene l’IPA, cosa distingue il codice IPA dal codice univoco ufficio e come usare correttamente i dati, anche quando i destinatari sono centinaia.
TL;DR
- L’IPA è l’elenco pubblico di fiducia dei domicili digitali di PA e gestori di pubblici servizi, gestito da AgID e consultabile gratuitamente.
- I dati sono organizzati su tre livelli: Ente, Aree Organizzative Omogenee (AOO, cioè i protocolli) e Unità Organizzative (UO, i singoli uffici).
- Il codice IPA identifica l’ente; il codice univoco ufficio (6 caratteri) identifica l’ufficio che riceve la fattura elettronica: non sono la stessa cosa.
- Prima di ogni invio occorre verificare che il codice o la PEC siano validi e attivi, perché gli enti aggiornano i dati nel tempo.
- Per imprese e professionisti l’elenco di riferimento non è l’IPA, ma INI-PEC; per le persone fisiche è INAD.
Indice
- Cos’è l’IPA: definizione e base normativa
- Come sono organizzati i dati: Ente, AOO e UO
- Codice IPA, codice AOO e codice univoco ufficio: le differenze
- L’IPA nella fatturazione elettronica verso la PA
- Come cercare un ente o un ufficio sul portale IPA
- IPA, INI-PEC e INAD: quale elenco per quale destinatario
- Open data e web service per grandi volumi
- Il nostro punto di vista
- Verificare le PEC degli enti pubblici in modo massivo
- Domande frequenti
- Fonti
Cos’è l’IPA: definizione e base normativa
Secondo AgID, l’IPA è il pubblico elenco di fiducia contenente informazioni sulle Pubbliche Amministrazioni e sui Gestori di Pubblici Servizi. Rientra tra le basi di dati di interesse nazionale: non è quindi una semplice rubrica, ma la fonte ufficiale a cui cittadini, imprese e altre amministrazioni fanno riferimento per comunicare per via telematica con gli enti.
Il funzionamento dell’indice è disciplinato dalle Linee guida dell’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, emesse ai sensi dell’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82). Le Linee guida fissano alcuni punti operativi importanti:
- le PA devono avere almeno un’AOO associata a un registro di protocollo e almeno un domicilio digitale per ciascun registro;
- gli enti che ricevono fatture elettroniche devono censire nell’indice gli uffici destinatari;
- gli enti iscritti sono responsabili dei dati che pubblicano e devono aggiornarli almeno ogni sei mesi.
L’ultimo punto ha una conseguenza pratica spesso sottovalutata: AgID gestisce l’indice, ma la correttezza di ogni singolo recapito dipende dall’ente che lo inserisce. Un ufficio soppresso, una PEC sostituita o un servizio di fatturazione disattivato si riflettono sull’indice solo quando l’amministrazione aggiorna la propria scheda.
Il domicilio digitale pubblicato in IPA ha un valore preciso: è l’indirizzo elettronico a cui l’ente si impegna a ricevere comunicazioni con effetti giuridici. Per questo, quando si invia una PEC a una pubblica amministrazione, usare l’indirizzo presente in IPA è la scelta che offre maggiori garanzie. Sul tema del valore legale della posta certificata è disponibile un approfondimento dedicato: quando una PEC ha valore legale.
Come sono organizzati i dati: Ente, AOO e UO
I contenuti dell’IPA sono strutturati in tre macro livelli. Questa struttura rispecchia l’organizzazione reale degli enti, che raramente hanno un solo ufficio e un solo indirizzo.
| Livello | Che cosa rappresenta | Esempio tipico | A cosa serve in pratica |
|---|---|---|---|
| Ente | L’amministrazione nel suo complesso, con i dati di sintesi | Un Comune, una Regione, un’università | Identificare l’amministrazione e il suo domicilio digitale principale |
| AOO (Area Organizzativa Omogenea) | L’ufficio di protocollo che registra i documenti in entrata e in uscita | Il protocollo generale del Comune | Inviare istanze e comunicazioni da protocollare |
| UO (Unità Organizzativa) | Il singolo ufficio, inserito nella struttura gerarchica dell’ente | Ufficio tributi, ufficio tecnico, ufficio fatturazione | Raggiungere l’ufficio competente o indirizzare una fattura |
La distinzione non è formale. Come osserva la stessa organizzazione dell’indice, identificare soltanto l’amministrazione non garantisce che il messaggio arrivi al protocollo o all’ufficio competente. Un enti di grandi dimensioni, come un’azienda sanitaria o un ministero con sedi territoriali, può avere decine di AOO e centinaia di UO, ciascuna con il proprio indirizzo. Una comunicazione inviata alla PEC generale dell’ente viene di norma protocollata e smistata, ma con tempi più lunghi; una comunicazione inviata all’ufficio sbagliato rischia di restare ferma.
Codice IPA, codice AOO e codice univoco ufficio: le differenze
È il punto su cui si concentra gran parte delle ricerche, e anche quello su cui circolano più imprecisioni. Nel portale sono distinti tre codici diversi, come spiega la guida ufficiale all’utilizzo del portale IPA:
| Codice | Che cosa identifica | Quando si usa |
|---|---|---|
| Codice IPA | L’ente, assegnato al termine dell’accreditamento | Riconoscere l’amministrazione nei sistemi digitali, ad esempio nel catalogo SUAP |
| Codice AOO | L’area organizzativa omogenea, cioè il protocollo | Gestione documentale e protocollo informatico |
| Codice univoco ufficio | La singola UO, in particolare quella destinataria delle fatture | Campo CodiceDestinatario della FatturaPA |
Il codice IPA è l’identificativo univoco dell’ente. Lo si ritrova, per esempio, nello Sportello Unico per le Attività Produttive: AgID indica che il legame obbligatorio tra una PA presente nell’Indice IPA e il sistema SSU è rappresentato dal Codice IPA. Il codice IPA, però, non è un indirizzo PEC e non identifica necessariamente l’ufficio che deve ricevere una fattura.
Il codice univoco ufficio, chiamato anche “Codice Ufficio”, è invece una stringa alfanumerica di 6 caratteri. Secondo le specifiche operative AgID per l’identificazione degli uffici destinatari della fatturazione elettronica, è il valore che consente al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare la fattura all’ufficio corretto, e coincide con il CodiceDestinatario da inserire nel file FatturaPA.
Nel linguaggio commerciale “codice IPA” viene spesso usato per indicare il codice univoco ufficio. L’abitudine è diffusa, ma genera errori: chi inserisce in fattura il codice dell’ente al posto di quello dell’ufficio ottiene uno scarto. Per approfondire la scelta tra canali diversi nella fatturazione tra privati e verso la PA si può consultare la guida su codice destinatario o PEC.
L’IPA nella fatturazione elettronica verso la PA
La fattura elettronica verso le pubbliche amministrazioni è il caso d’uso più frequente dell’indice. Il meccanismo è lineare:
- l’amministrazione individua al proprio interno gli uffici che riceveranno le fatture;
- li censisce preventivamente nell’IPA, indicando il servizio di fatturazione elettronica;
- l’indice assegna a ciascun ufficio il codice univoco;
- il fornitore inserisce quel codice nella FatturaPA e lo SdI instrada il file all’ufficio corrispondente.
Le indicazioni AgID per le pubbliche amministrazioni destinatarie di fatture partono proprio dall’individuazione degli uffici. Se l’ente sceglie la PEC come canale di ricezione dallo SdI, non serve il preventivo accreditamento del canale, ma l’indirizzo deve essere riportato in IPA.
Dal lato del fornitore, la correttezza formale del codice non basta. Lo SdI controlla che il codice esista e che il servizio di fatturazione associato fosse attivo alla data di invio. L’errore più noto è il codice 00311, che indica un Codice Destinatario non valido: la soluzione indicata è verificare il codice sull’IPA o presso l’amministrazione committente. Esiste anche il caso opposto, più insidioso: un codice valido ma riferito a un ufficio diverso da quello che ha emesso l’ordine. La fattura viene recapitata, ma all’ufficio sbagliato, che può rifiutarla.
Per chi fattura regolarmente alla PA, la buona prassi è verificare il codice ufficio a ogni nuovo contratto e ricontrollarlo periodicamente per i clienti pubblici abituali, non una sola volta all’apertura dell’anagrafica.
Come cercare un ente o un ufficio sul portale IPA
La consultazione del portale indicepa.gov.it è libera e gratuita. La procedura per trovare il dato corretto si articola in pochi passaggi:
- Cercare l’ente: si inserisce il nome dell’amministrazione, il codice fiscale o il codice IPA nella ricerca del portale.
- Aprire la scheda dell’ente: si trovano i dati di sintesi, il domicilio digitale principale e l’elenco di AOO e UO.
- Individuare l’ufficio pertinente: per un’istanza si sceglie l’AOO di protocollo; per una richiesta specifica, l’UO competente.
- Per le fatture, consultare il servizio di fatturazione elettronica: nella scheda dell’ufficio si legge il Codice Ufficio da inserire nella FatturaPA, con la data di avvio del servizio.
- Controllare lo stato: prima di usare il dato, conviene verificare che l’ufficio e il servizio risultino attivi.
- Confrontare con i documenti dell’ente: ordini, contratti e determine riportano spesso il codice ufficio da usare. In caso di dubbio, la conferma va chiesta all’ufficio che ha emesso l’ordine.
Una guida pratica, con esempi sui diversi tipi di enti, è disponibile nell’articolo su come e dove si trova la PEC degli enti della pubblica amministrazione.
IPA, INI-PEC e INAD: quale elenco per quale destinatario
L’IPA copre solo pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi. Per gli altri soggetti esistono elenchi ufficiali distinti, e confonderli è una causa frequente di ricerche a vuoto:
| Elenco | Soggetti | Uso tipico |
|---|---|---|
| IPA | PA e gestori di pubblici servizi | Comunicazioni a enti, fatture elettroniche alla PA |
| INI-PEC | Imprese e professionisti | Comunicazioni certificate a fornitori, clienti, studi |
| INAD | Persone fisiche, professionisti e altri soggetti non tenuti all’iscrizione in INI-PEC | Comunicazioni con valore legale ai cittadini |
I confini tra gli ultimi due elenchi si sono mossi di recente. AgID ha spiegato che il riversamento delle PEC dei professionisti da INI-PEC a INAD è previsto dalla legge, ma i professionisti possono scegliere un indirizzo diverso per la sfera personale o la cancellazione. Per chi gestisce liste miste, che contengono enti pubblici, aziende e professionisti, ne deriva una regola semplice: ogni nominativo va verificato sull’elenco che lo riguarda.
Va ricordato, infine, che il domicilio digitale non è l’unico canale telematico con la PA. Alcuni adempimenti passano da portali dedicati, con proprie regole di accesso: è il caso della comunicazione degli ospiti alle Questure da parte delle strutture ricettive, per cui chi gestisce affitti brevi può approfondire le modalità di accesso ad Alloggiati Web senza SPID. In questi casi l’IPA non entra in gioco: il canale è stabilito dalla norma di settore.
Open data e web service per grandi volumi
La consultazione manuale funziona per pochi enti. Quando i destinatari sono decine o centinaia, l’IPA mette a disposizione open data e web service documentati, che consentono tra l’altro ricerche per codice fiscale, l’estrazione dei dati di ente e unità organizzativa, delle PEC associate a un codice IPA e dello storico dei domicili digitali. L’accesso ai servizi richiede una registrazione sul portale.
Questi strumenti permettono di integrare la verifica nei gestionali e nei flussi di invio. Richiedono però competenze tecniche per l’integrazione, la gestione delle chiamate e l’incrocio con le altre fonti: l’IPA, da sola, non risponde per le imprese e i professionisti presenti nella stessa lista.
Il nostro punto di vista
Ogni giorno lavoriamo con elenchi che mescolano Comuni, aziende sanitarie, imprese e professionisti, e l’errore che incontriamo più spesso non è un indirizzo inventato: è un indirizzo vero, ma non più giusto. Un ufficio accorpato, una PEC sostituita, un servizio di fatturazione chiuso a fine esercizio. Il dato era corretto quando è stato copiato nell’anagrafica; non lo è più il giorno dell’invio.
Per questo riteniamo che la verifica dei recapiti debba essere un controllo ricorrente, non un’attività da fare una volta. Le stesse Linee guida chiedono agli enti di aggiornare i dati almeno ogni sei mesi: chi invia comunicazioni certificate dovrebbe adottare un ritmo analogo, o meglio verificare a ridosso di ogni invio massivo.
Secondo punto: il livello conta. Fermarsi al codice IPA dell’ente è il modo più rapido per vedere una comunicazione restare in un protocollo generale. Il dato che serve è quasi sempre quello dell’ufficio.
Terzo: ogni destinatario ha la sua fonte. Enti in IPA, imprese e professionisti in INI-PEC. Automatizzare questa distinzione elimina la parte più lenta e più soggetta a errori del lavoro.
— Alessandro
Verificare le PEC degli enti pubblici in modo massivo
TrovaPEC automatizza la ricerca di indirizzi PEC ufficiali di enti pubblici, aziende e professionisti a partire da elenchi di Partite IVA o Codici Fiscali, con dati aggiornati tramite fonti istituzionali. Per un singolo nominativo è disponibile la ricerca PEC gratuita; per elenchi completi, la ricerca PEC massiva da Partita IVA o Codice Fiscale restituisce in un’unica elaborazione gli indirizzi verificati. Chi prepara comunicazioni verso molte amministrazioni può consultare la guida alla ricerca PEC degli enti pubblici per invii massivi o quella su come ottenere liste PEC verificate dall’IPA, mentre i servizi di invio PEC massivo e i Web Services per la ricerca PEC completano il processo, dalla verifica all’integrazione nei gestionali.
Domande frequenti
Che cos’è l’IPA della Pubblica Amministrazione?
È l’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi, gestito da AgID. Raccoglie per ogni ente i dati di sintesi, gli uffici di protocollo (AOO), i singoli uffici (UO) e i relativi indirizzi digitali. La consultazione è libera e gratuita.
Il codice univoco e il codice IPA sono la stessa cosa?
No. Il codice IPA identifica l’ente nel suo complesso, mentre il codice univoco ufficio, di 6 caratteri, identifica l’ufficio che riceve le fatture elettroniche. Nella FatturaPA, nel campo CodiceDestinatario, va inserito il codice univoco ufficio. Nel linguaggio comune i due termini vengono spesso confusi.
Dove si trova la PEC di un Comune o di un altro ente pubblico?
Sul portale IPA, cercando l’ente per nome o codice fiscale e aprendo la sua scheda. Si trovano il domicilio digitale principale e gli indirizzi dei singoli uffici. Per comunicazioni da protocollare conviene usare l’indirizzo dell’AOO; per questioni specifiche, quello dell’ufficio competente.
Cosa fare se la fattura alla PA viene scartata per codice non valido?
L’errore 00311 indica un Codice Destinatario non valido. Occorre verificare sull’IPA il codice dell’ufficio di fatturazione e il suo stato, oppure chiedere conferma all’amministrazione che ha emesso l’ordine. Corretto il codice, la fattura va trasmessa di nuovo.
Le aziende private sono presenti nell’IPA?
Di norma no: l’IPA riguarda pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi. Le PEC di imprese e professionisti si trovano in INI-PEC, mentre i domicili digitali delle persone fisiche sono in INAD.
Fonti
- AgID, Indice PA
- AgID, Linee guida dell’Indice dei domicili digitali delle PA e dei gestori di pubblici servizi
- IndicePA, Guida all’utilizzo del portale IPA
- AgID, SUAP
- AgID, Specifiche operative per l’identificazione univoca degli uffici destinatari della fatturazione elettronica
- FatturaPA, Censire gli uffici destinatari
- AgID, Fatturazione elettronica: pubbliche amministrazioni
- FatturaPA, FAQ Pubbliche Amministrazioni
- FatturaPA, FAQ Errori frequenti
- AgID, Riversamento delle PEC da INI-PEC a INAD
- IndicePA, Web Service