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La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che fornisce la prova legale dell’invio e della ricezione dei messaggi, con lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. In Italia sono obbligati ad avere una PEC: tutte le imprese iscritte al Registro delle Imprese, i professionisti iscritti ad albi e ordini, e le pubbliche amministrazioni.

Non esiste un unico archivio centralizzato. Gli indirizzi PEC sono distribuiti in più registri ufficiali: INI-PEC per imprese e professionisti (gestito da InfoCamere), Registro delle Imprese (presso le CCIAA), IPA per le Pubbliche Amministrazioni (gestito da AgID), e i registri dei singoli Ordini professionali per categorie specifiche.

È il processo automatizzato che consente di trovare l’indirizzo PEC di centinaia o migliaia di soggetti in una sola operazione. Si parte da un file CSV o Excel con P.IVA o codici fiscali, si interrogano i registri ufficiali in modo automatico e si ottiene un file di ritorno con le PEC abbinate a ciascun soggetto.

Il dato più affidabile è il codice fiscale o la partita IVA del soggetto, che consente un abbinamento univoco nel registro ufficiale. In alternativa è possibile usare la ragione sociale, ma il tasso di match può essere inferiore a causa di varianti ortografiche o omonimie. È sufficiente un file Excel o CSV con queste informazioni.

Per le imprese attive iscritte al Registro delle Imprese, la copertura supera il 95%. Per i professionisti, la percentuale varia tra il 70% e il 90% a seconda dell’ordine e dell’aggiornamento del registro. La causa principale di mancato match è un’impresa cessata, un professionista non più iscritto all’albo, o una P.IVA errata nel file di input.

La PEC di un’impresa è un dato pubblico iscritto nel Registro delle Imprese. La PEC di un professionista persona fisica può invece essere considerata dato personale ai sensi del GDPR. In entrambi i casi, l’utilizzo deve avere una base giuridica legittima: non è consentito inviare comunicazioni commerciali non richieste (spam), anche se il recapito è tecnicamente pubblico.

Un messaggio PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Le ricevute di accettazione e di consegna costituiscono prova opponibile in giudizio. È fondamentale conservare le ricevute: senza di esse non è possibile dimostrare l’avvenuta comunicazione.

TrovaPEC aggrega in tempo reale le principali fonti ufficiali (INI-PEC, Registro delle Imprese, IPA) e le rende accessibili tramite un’unica piattaforma. Puoi cercare la PEC di un singolo soggetto oppure caricare un file CSV/Excel per la ricerca massiva. Il risultato è scaricabile in formato strutturato, pronto per l’importazione nei tuoi sistemi.

Sì. La ricerca di un singolo indirizzo PEC è gratuita e senza registrazione. Per la ricerca massiva su elenchi di Partite IVA o Codici Fiscali sono disponibili piani dedicati. Contattaci per un preventivo o per richiedere un’elaborazione di prova gratuita.

I dati vengono aggiornati tramite l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico — gli stessi dati presenti su INI-PEC, Registro Imprese e InfoImprese. Le variazioni (nuove PEC, indirizzi modificati, imprese cessate) si riflettono tempestivamente nell’archivio.