La tracciabilità dei log PEC si basa su un registro che ogni gestore di Posta Elettronica Certificata deve tenere per legge. Per ogni messaggio il registro annota identificativo univoco, mittente, destinatari, oggetto, data e ora, tipo di evento e gestore mittente. Il testo e gli allegati non vengono registrati. Il gestore conserva questi dati per trenta mesi, e chi ha perso le ricevute può usarli come prova opponibile a terzi. Di seguito si vede cosa contiene il log, come si legge accanto alle ricevute, come si richiede al gestore e come organizzare la tracciabilità quando gli invii sono centinaia o migliaia.
In breve
- Il log dei messaggi PEC è un registro tenuto dal gestore, non dall’utente. Registra gli eventi del messaggio (accettazione, consegna, errori), mai il contenuto.
- I dati minimi da registrare sono fissati dalle regole tecniche del DM 2 novembre 2005: identificativo del messaggio, data e ora, mittente, destinatari, oggetto, tipo di evento, messaggi correlati e gestore mittente.
- Il DPR 68/2005 impone al gestore di conservare il log per trenta mesi e di apporvi ogni giorno una marca temporale.
- Se mancano le ricevute, le tracce del log sono opponibili a terzi. Il titolare della casella può chiederle al gestore.
- Gli obblighi di conservazione di un’azienda spesso durano più di trenta mesi. Per questo ricevute e rendicontazioni vanno archiviate anche in proprio.
Indice
- Cosa si intende per tracciabilità dei log PEC
- Ricevute e log: come si leggono insieme
- Il valore probatorio di ricevute e log
- Per quanto tempo il gestore conserva i log
- Come recuperare i log quando manca una ricevuta
- Chi può consultare i log e con quali cautele
- Tracciabilità negli invii massivi: come organizzarla
- Il nostro punto di vista
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa si intende per tracciabilità dei log PEC
Con tracciabilità si intende la possibilità di ricostruire, in modo verificabile e a distanza di tempo, cosa è successo a un messaggio di posta certificata: quando è stato accettato dal sistema, se è stato consegnato, se ha generato un errore. A garantirla sono due strumenti che lavorano insieme:
- le ricevute, che il mittente riceve nella propria casella a ogni passaggio;
- il log dei messaggi, che il gestore compila per ogni evento e conserva in modo da non poter essere alterato.
Le ricevute restano nelle mani di chi spedisce. Il log resta presso il gestore. Questa doppia registrazione rende la PEC una “raccomandata elettronica”: anche quando una delle due tracce va perduta, l’altra permette di ricostruire il percorso dell’invio.
I dati minimi registrati nel log
Le istruzioni AgID per la conservazione dei log PEC richiamano il DM 2 novembre 2005. Secondo il decreto, il log deve contenere almeno:
- il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale;
- la data e l’ora dell’evento;
- il mittente;
- i destinatari;
- l’oggetto;
- il tipo di evento (ad esempio accettazione, consegna, mancata consegna);
- il codice identificativo dei messaggi correlati generati;
- il gestore mittente.
I dati vanno registrati presso i punti di accesso, ricezione e consegna del sistema PEC, come precisano le note integrative alle Regole Tecniche PEC. Il punto 7 conta più di quanto sembri. Per il paragrafo 6.2 delle regole tecniche, il log deve memorizzare il message-ID dei messaggi correlati, perché solo così le ricevute e gli avvisi di un invio si collegano alla sua ricevuta di accettazione. In pratica è il campo che consente di dire: “questa ricevuta di consegna appartiene proprio a quel messaggio”.
Chi lavora sulla qualità degli invii email conosce bene il peso di questi metadati. Anche nella posta ordinaria la recapitabilità delle email si diagnostica partendo da mittente, destinatario, data ed esito di ogni tentativo. Nella PEC, però, questi dati sono imposti dalla norma e certificati dal gestore.
Cosa il log non contiene
Il log non registra il corpo del messaggio né gli allegati. Il gestore annota soltanto le informazioni sullo scambio, cioè chi ha scritto a chi, quando, con quale oggetto e con quale esito. Ne derivano due conseguenze pratiche:
- per dimostrare che cosa è stato inviato servono la ricevuta di avvenuta consegna completa (che, nella forma standard, include il messaggio originale) oppure una copia del messaggio conservata dal mittente;
- il log è adatto a dimostrare che e quando un messaggio è partito ed è arrivato, non il suo contenuto.
Per questo motivo la tracciabilità si costruisce su ricevute e log insieme, e non solo su uno dei due.
Ricevute e log: come si leggono insieme
Ogni invio PEC genera una sequenza di eventi. Nella casella del mittente diventano ricevute, nel registro del gestore diventano righe di log. La tabella mette a confronto i due livelli.
| Evento | Cosa riceve il mittente | Cosa registra il gestore | Cosa attesta |
|---|---|---|---|
| Presa in carico | Ricevuta di accettazione | Evento di accettazione con data, ora e identificativo | Che il messaggio è stato accettato dal sistema PEC del mittente |
| Passaggio tra gestori | Nessuna ricevuta diretta, salvo anomalie | Evento di presa in carico dal gestore del destinatario | Che il messaggio è entrato nel circuito del destinatario |
| Consegna | Ricevuta di avvenuta consegna | Evento di consegna nella casella del destinatario | Che il messaggio è disponibile nella casella del destinatario, con data e ora |
| Errore | Avviso di mancata consegna | Evento di errore con identificativo dei messaggi correlati | Che la consegna non è avvenuta e per quale tipo di problema |
La ricevuta di avvenuta consegna certifica che il messaggio è disponibile nella casella del destinatario. Non certifica che il destinatario lo abbia aperto o letto. Dal punto di vista legale conta la consegna, ed è su questo momento che si calcolano i termini. Gli intervalli tra un evento e l’altro e le scadenze sono approfonditi nella guida ai tempi di consegna della PEC. La procedura completa di invio con allegati e ricevute è descritta nella guida all’invio di documenti via PEC.
Il valore probatorio di ricevute e log
Il quadro normativo si regge su tre testi: il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005), il regolamento PEC (DPR 68/2005) e le regole tecniche del DM 2 novembre 2005.
- CAD, art. 48. La trasmissione via PEC equivale alla notificazione per mezzo della posta, salvo diversa previsione di legge. Data e ora di trasmissione e di ricezione sono opponibili ai terzi se conformi al DPR 68/2005.
- DPR 68/2005. La validità della trasmissione è attestata dalla ricevuta di accettazione, quella della ricezione dalla ricevuta di avvenuta consegna. Se il mittente non ha più le ricevute, le tracce conservate nel log sono opponibili a terzi ai sensi dell’art. 6, comma 7, come ricorda la pagina AgID sulla gestione documentale.
- Integrità del registro. Il testo del DPR 68/2005 pubblicato da AgID prevede che i gestori appongano un riferimento temporale su ogni messaggio e, ogni giorno, una marca temporale sui log. In questo modo il registro non può essere modificato a posteriori senza che la modifica sia evidente.
In sintesi, le ricevute sono la prova primaria e il log è la prova di riserva, con lo stesso effetto verso i terzi. Per un’azienda che invia diffide, disdette o comunicazioni contrattuali, conta che entrambe le tracce restino disponibili per tutto il tempo in cui la comunicazione potrebbe essere contestata.
Per quanto tempo il gestore conserva i log
L’art. 11 del DPR 68/2005 stabilisce che i dati del log siano conservati dal gestore per trenta mesi. La conservazione segue un processo preciso. Secondo le istruzioni AgID, tutti gli eventi registrati in un intervallo fissato dal gestore, non superiore alle 24 ore, devono essere inviati in conservazione alla fine di quell’intervallo. Il responsabile della conservazione dà poi accesso ai soggetti autorizzati producendo un Pacchetto di Distribuzione secondo il proprio manuale di conservazione.
Trenta mesi bastano per gestire la maggior parte delle contestazioni operative. Gli obblighi di un’azienda, però, durano spesso di più. Basti pensare all’obbligo civilistico di conservare le scritture e la corrispondenza per dieci anni, o ai termini degli accertamenti fiscali. Dopo trenta mesi il log del gestore non è più una garanzia, e restano solo le ricevute archiviate dal mittente.
Per questo serve una politica di conservazione interna: quali ricevute tenere, in quale formato, per quanto tempo e con quali responsabili. Le scelte operative sono raccolte nella guida alla retention policy PEC. Il tema riguarda ogni registro digitale con valore di prova: anche chi deve adattare un piano di conservazione dei record affronta le stesse domande su scadenze, formati e responsabilità.
Come recuperare i log quando manca una ricevuta
Le ricevute si perdono per motivi molto comuni: una casella svuotata per raggiunti limiti di spazio, un cambio di gestore, un dipendente che lascia l’azienda, una cartella cancellata per errore. In questi casi si può procedere così.
- Raccogliere gli estremi dell’invio. Servono la casella mittente, il destinatario, la data (anche approssimativa), l’oggetto e, se disponibile, l’identificativo del messaggio presente nella copia inviata o in un report interno.
- Controllare gli strumenti del gestore. Molti gestori offrono nell’area riservata una consultazione degli eventi della casella, utile per una prima verifica. È una consultazione degli eventi: non permette di leggere i messaggi.
- Presentare la richiesta formale. Le regole tecniche prevedono che il gestore fornisca al titolare della casella, su sua richiesta, le informazioni associate a un invio. Modalità, tempi di risposta ed eventuali costi sono indicati nel manuale operativo di ciascun gestore, pubblicato nell’elenco dei gestori accreditati AgID.
- Verificare la forma dell’estratto. Per un uso con valore legale è opportuno chiedere un estratto firmato digitalmente dal gestore, e non una semplice schermata.
- In caso di causa, coinvolgere il legale. Se la comunicazione è già oggetto di un contenzioso, è l’avvocato a valutare se acquisire i log con una richiesta al gestore o chiedendo al giudice di ordinarne l’esibizione.
La richiesta va fatta per tempo. Se sono già passati quasi trenta mesi dall’invio, il log potrebbe non essere più disponibile presso il gestore.
Chi può consultare i log e con quali cautele
I log contengono dati personali: indirizzi, nomi nei campi mittente e destinatario, oggetti che possono rivelare informazioni sensibili. L’accesso è quindi limitato:
- il titolare della casella può chiedere le informazioni sugli invii della propria casella;
- quando un dominio PEC aziendale ha più caselle, i manuali operativi dei gestori distinguono di norma tra l’utilizzatore della singola casella e il titolare del dominio;
- l’autorità giudiziaria può acquisire i log nei casi previsti dalla legge.
L’art. 11, comma 3, del DPR 68/2005 chiede ai gestori soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano riservatezza, sicurezza, integrità e inalterabilità nel tempo delle informazioni del log. Le stesse cautele valgono all’interno dell’azienda per le ricevute e i report di invio. Vanno limitati gli accessi, definiti i ruoli e stabilito per quanto tempo conservare i dati e per quale finalità. Gli obblighi di riservatezza legati agli indirizzi PEC sono trattati nella guida su PEC e GDPR e, per chi spedisce in grandi volumi, nell’approfondimento sulla privacy negli invii massivi di PEC.
Tracciabilità negli invii massivi: come organizzarla
Con un solo messaggio basta conservare due ricevute. Con mille destinatari le ricevute diventano migliaia, e un’anomalia (un indirizzo errato, una casella piena, una partita IVA cessata) rischia di perdersi. Una tracciabilità solida negli invii massivi si regge su quattro scelte:
- Indirizzi corretti prima dell’invio. Ogni mancata consegna è un evento di errore nel log e una comunicazione che non produce effetti. Partire da indirizzi PEC ufficiali, collegati a partite IVA attive, riduce gli errori alla fonte.
- Un identificativo interno per ogni destinatario. Il codice fiscale o la partita IVA di ciascun destinatario, abbinati all’identificativo del messaggio PEC, permettono di collegare ogni ricevuta al soggetto giusto.
- Rendicontazione degli esiti. Per ogni invio servono un riepilogo di accettazioni, consegne e mancate consegne, da archiviare con le ricevute.
- Conservazione oltre i trenta mesi. Ricevute e rendicontazioni restano in azienda per tutto il periodo richiesto dagli obblighi civilistici, fiscali o contrattuali.
Come TrovaPEC supporta la tracciabilità degli invii
TrovaPEC segue l’intero flusso degli invii massivi. La ricerca massiva individua gli indirizzi PEC ufficiali di aziende, professionisti ed enti a partire da elenchi di partite IVA o codici fiscali, con dati aggiornati tramite l’Indice Nazionale degli Indirizzi PEC. La verifica massiva delle partite IVA e la normalizzazione delle anagrafiche eliminano soggetti cessati e dati incoerenti prima della spedizione. Il servizio di invio PEC massivo, completato dalla rendicontazione dei ritorni, restituisce gli esiti di ogni comunicazione in forma ordinata e pronta da archiviare.
Chi ha già un elenco da elaborare può partire dalla ricerca PEC massiva da partita IVA o codice fiscale e, se serve, controllare prima lo stato dei soggetti con la verifica massiva delle partite IVA.
Il nostro punto di vista
La tracciabilità di una comunicazione PEC non nasce nel log del gestore: nasce molto prima, quando si sceglie l’indirizzo a cui scrivere. Un log perfetto che registra una mancata consegna dimostra soltanto che il messaggio non è arrivato.
Per questo lavoriamo sull’inizio del processo. Partiamo da elenchi di partite IVA o codici fiscali e ricaviamo in modo automatizzato gli indirizzi PEC ufficiali, aggiornati tramite l’Indice Nazionale degli Indirizzi PEC. In questo modo ogni destinatario è collegato a un dato di fonte istituzionale, e non a un indirizzo copiato da un vecchio gestionale o da un sito web.
Il secondo passo è la rendicontazione. Quando gli invii si contano a centinaia, le ricevute nelle caselle non bastano a ricostruire il quadro: servono esiti ordinati per destinatario, da archiviare insieme alle ricevute per tutto il tempo richiesto dai propri obblighi. Il log del gestore resta la rete di sicurezza prevista dalla legge. Un archivio interno ben costruito evita di doverla usare.
Alessandro
Domande frequenti
Il log PEC dimostra che il destinatario ha letto il messaggio?
No. Il log e la ricevuta di avvenuta consegna attestano che il messaggio è stato reso disponibile nella casella del destinatario, con data e ora certificate. La lettura non viene tracciata dal sistema PEC. Sul piano legale conta la consegna nella casella.
Posso chiedere i log di una PEC inviata tre anni fa?
Il gestore è tenuto a conservare i dati del log per trenta mesi, quindi dopo due anni e mezzo l’informazione potrebbe non essere più disponibile. Per gli invii più vecchi la prova è affidata alle ricevute archiviate dal mittente. Per questo conviene conservarle in modo strutturato fin dall’invio.
Il log contiene anche gli allegati?
No. Il log registra solo i dati dello scambio: identificativo, mittente, destinatari, oggetto, data e ora, tipo di evento ed esito. Per dimostrare il contenuto servono la ricevuta di avvenuta consegna completa o una copia del messaggio conservata dal mittente.
Chi può richiedere i log di una casella PEC aziendale?
La richiesta spetta al titolare della casella, secondo le modalità del manuale operativo del gestore. Nei domini aziendali con più caselle, di solito il titolare del dominio può chiedere i log di tutte le caselle, mentre il singolo utilizzatore solo quelli della propria. Nei casi previsti dalla legge può accedervi anche l’autorità giudiziaria.
Fonti
- AgID, Istruzioni per la conservazione dei log dei messaggi PEC
- Note integrative alle Regole Tecniche PEC
- AgID, Gestione documentale
- AgID, DPR 11 febbraio 2005, n. 68
- Art. 11 del DPR 68/2005
- Art. 48 del Codice dell’Amministrazione Digitale