In un procedimento, non basta aver inviato una PEC: bisogna poter dimostrare che la notifica è avvenuta, quando e con quali contenuti. La prova si costruisce con le ricevute generate dal sistema, con la relazione di notificazione e con l’archivio ordinato dei file. Questa guida spiega cosa conservare e come comportarsi se qualcosa manca, senza sostituire il parere del legale.
In breve
- Ricevuta di accettazione: prova l’invio dal sistema di chi notifica.
- Ricevuta di avvenuta consegna: prova il deposito nella casella del destinatario, il dato decisivo per la notifica.
- Relazione di notificazione: documento che descrive la notifica, con destinatario, indirizzo, data e riferimento alle ricevute.
- File da conservare: messaggio originale in formato .eml, ricevute, file daticert.xml e relazione, in formato digitale.
- Se manca una ricevuta: va verificato subito l’indirizzo e, se serve, ripetuta la notifica entro i termini.
Indice
- Le ricevute che provano la notifica
- La relazione di notificazione
- Cosa conservare nel fascicolo
- Cosa fare se manca una ricevuta
- Il punto di vista di TrovaPEC
- Domande frequenti
- Fonti
Le ricevute che provano la notifica
Il sistema PEC genera due ricevute con funzioni diverse. La ricevuta di accettazione è rilasciata dal gestore del mittente e attesta che il messaggio è stato accettato per l’invio, con data e ora. La ricevuta di avvenuta consegna è rilasciata dal gestore del destinatario e attesta che il messaggio è arrivato nella casella, indipendentemente dal fatto che sia stato letto.
In una notifica giudiziaria è la ricevuta di avvenuta consegna a fare la differenza: senza di essa non si può dimostrare che l’atto sia giunto al destinatario. Per capire come leggere tempi e stati di consegna, puoi consultare la guida sui tempi di consegna della PEC.
La relazione di notificazione
Quando la notifica è eseguita dall’avvocato ai sensi della legge 53/1994, la relazione di notificazione è il documento che collega l’atto alla prova dell’invio. In genere riporta:
- i dati del destinatario e l’indirizzo PEC utilizzato;
- la data e l’ora dell’invio;
- il riferimento alle ricevute di accettazione e di consegna;
- l’indicazione dell’atto notificato.
La relazione va conservata insieme alle ricevute, non separatamente. Il contenuto preciso e le formalità richieste dipendono dal tipo di atto e vanno verificati con il legale.
Cosa conservare nel fascicolo
La stampa di una PEC non basta a provare la notifica. Conserva in formato digitale nativo:
- il messaggio originale in formato .eml, cioè la busta di trasporto completa;
- le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna;
- il file daticert.xml, che contiene i dati di certificazione del messaggio;
- la relazione di notificazione e gli allegati nel formato con cui sono stati inviati.
Conservare tutto in un’unica cartella, con nome che riporti pratica, data e destinatario, rende più rapido ritrovare la prova. Per tempi e regole di archiviazione puoi leggere la guida sulla retention policy PEC.
Cosa fare se manca una ricevuta
Se arriva un avviso di mancata consegna, o se la ricevuta di avvenuta consegna non compare, la notifica non si può considerare perfezionata. I passaggi consigliati sono:
- verificare subito l’indirizzo PEC sul registro corretto, con data e ora della consultazione;
- controllare se la casella del destinatario è piena o se l’indirizzo risulta inattivo;
- valutare con il legale se ripetere la notifica, rispettando i termini del processo;
- annotare ogni tentativo nel fascicolo, con le ricevute.
I tempi di reazione sono spesso decisivi: un ritardo può far scadere termini che non si recuperano. Per il significato degli avvisi di mancata consegna è utile la guida sulla gestione dei bounce PEC.
Il punto di vista di TrovaPEC
Le contestazioni sulle notifiche PEC raramente riguardano il sistema in sé. Più spesso manca la documentazione: una ricevuta non archiviata, una relazione senza riferimenti, un indirizzo consultato senza traccia della data.
Per questo consigliamo di archiviare il fascicolo nel momento stesso dell’invio, non quando nasce il problema. TrovaPEC non è una fonte per le notifiche giudiziarie: la responsabilità della notifica resta a chi notifica e al suo legale.
Alessandro
Domande frequenti
La ricevuta di accettazione basta come prova?
Non da sola. Attesta l’invio, ma per la notifica al destinatario serve anche la ricevuta di avvenuta consegna.
Se il destinatario non legge la PEC, la notifica vale lo stesso?
La ricevuta di avvenuta consegna dimostra il deposito nella casella, a prescindere dalla lettura. Le conseguenze dipendono dal tipo di atto e vanno valutate con il legale.
Per quanto tempo conservare le ricevute?
Per tutta la durata del procedimento e per il periodo in cui può essere contestata la notifica. Il tempo preciso va concordato con il legale.
Fonti
- Legge 21 gennaio 1994, n. 53 (notificazioni di atti da parte degli avvocati).
- Codice di procedura civile, art. 149-bis.
- AgID, posta elettronica certificata.